Politica de Confidențialitate – Hexbound Events

Ultima actualizare: 09/09/2025

Hexbound Events (denumit în continuare „noi”, „Hexbound”, „Organizator”) protejezeză confidențialitatea și datele personale ale participanților la evenimentele noastre și ale vizitatorilor site-ului nostru www.hexboundevents.fun (denumit în continuare „Website”). Această politică explică modul în care prelucrăm (colectăm, utilizăm, protejăm și efectuăm alte activități care implică datele dvs. personale, în conformitate cu legea.

1. Date colectate

În cadrul achiziției de bilete și participării la evenimente, putem colecta următoarele date personale:

• Nume și prenume

• Adresă de e-mail

• Număr de telefon

• Data nașterii / vârsta

• Informații privind preferințele de comunicare

În plus, prin participarea la eveniment, participanții își dau acordul ca imaginile foto/video și înregistrările audio în care apar aceștia, realizate în cadrul evenimentului, să fie utilizate de Hexbound Events în scopuri promoționale, fără nici un fel de restricții și fără vreo pretenție financiară sau de alt fel din partea participanților.

2. Scopul prelucrării datelor

Datele dvs. sunt prelucrate exclusiv în scopurile următoare:

1. Validarea biletelor și verificarea identității participanților la eveniment prin prezentarea actului de identitate sau o copie a acestuia

2. Organizarea și gestionarea logistică a evenimentului

3. Comunicarea informațiilor relevante privind evenimentul (schimbări de program, instrucțiuni speciale etc.)

4. Utilizarea imaginilor și filmărilor în materiale promoționale, marketing și comunicare online/offline

3. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea datelor se realizează pe baza următoarelor temeiuri legale:

• Executarea contractului (participanții exprimându-și acordul pentru această executare, inclusiv în ceea ce privește utilizarea imaginilor foto/video și a înregistrărilor audio conform pct. 1, prin achiziționarea biletului

• Respectarea obligațiilor legale și de securitate

• Interesele legitime ale organizatorului (organizarea și promovarea evenimentului)

4. Destinatarii datelor

Datele personale nu vor fi vândute sau închiriate către terți.

Pot fi comunicate terților doar în următoarele situații:

• Autorități competente, dacă legea impune divulgarea

• Furnizori de servicii necesare organizării evenimentului (ex.: procesatori de plăți, servicii de securitate)

Toți partenerii noștri se obligă să respecte confidențialitatea și să protejeze datele dvs. conform GDPR.

5. Perioada de păstrare a datelor

• Datele participanților la eveniment vor fi păstrate pe durata necesară organizării evenimentului și, ulterior, maxim 5 ani pentru evidențe fiscale și legale.

• Imaginile și filmările pot fi păstrate pe termen nelimitat în scopuri promoționale.

6. Drepturile participanților

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces la datele dvs. personale

2. Dreptul de rectificare a datelor inexacte sau incomplete

3. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): în anumite circumstanțe, puteți solicita ștergerea datelor dvs. personale, urmând să acceptăm solicitarea dacă nu mai avem nevoie de datele respective conform legii și celor de mai sus (activități legale, promovare eveniment etc.)

4. Dreptul de a restricționa prelucrarea datelor: în situații excepționale, puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. personale, urmând să acceptăm solicitarea dacă nu mai avem nevoie de datele respective conform legii și celor de mai sus (activități legale, promovare eveniment etc.)

5. Dreptul la portabilitatea datelor (conform art. 20 GDPR)

6. Dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor în anumite situații: în situații excepționale, puteți obiecta privind prelucrarea datelor dvs. personale, urmând să acceptăm solicitarea dacă nu mai avem nevoie de datele respective conform legii și celor de mai sus (activități legale, promovare eveniment etc.)

7. Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără CA ACEASTĂ RETRAGERE SĂ AFECTEZE legalitatea prelucrării anterioare

Pentru exercitarea acestor drepturi, puteți contacta Hexbound Events la:
E-mail: contact@hexboundevents.fun

7. Securitatea datelor

Hexbound Events aplică măsuri tehnice și organizatorice în conformitate cu legislația în vigoare pentru protecția datelor personale împotriva pierderii, distrugerii, accesului neautorizat sau utilizării ilegale.

8. Politica privind fișierele cookies

Website-ul nostru poate folosi fișiere cookies pentru:

• Optimizarea experienței utilizatorului

• Analiza traficului web

• Gestionarea preferințelor și funcționalităților site-ului

Puteți gestiona setările cookie-urilor prin browser-ul dvs.

9. Drepturi privind imagini și materiale video

Achiziționarea biletului constituie acord exprimat expres (nemaifiind necesare alte formalități și neimplicând nici un fel de pretenții financiare din partea participanților) pentru:

Fotografierea și filmarea (video cu audio) participantului la eveniment

Utilizarea imaginilor foto/video și înregistrărilor audio în care apar, în cadrul evenimentului, participanții, de către Hexbound Events, în scopuri promoționale, marketing sau comunicare.

10. Modificări ale politicii

Hexbound Events își rezervă dreptul de a modifica această politică de confidențialitate. Orice modificare va fi publicată pe Website și va intra în vigoare de la data publicării.

11. Date legale și de contact

Organizator / Proprietar site: Băceanu Ada-Ioana-Raluca, Persoană Fizică Autorizată (PFA)
CUI: 52388275
Număr de înregistrare: F2025031169009
Sediu social: București, Sector 1, Bulevardul Bucureștii Noi, Nr. 136, Etaj parter, Ap. 5
Reprezentant legal: Băceanu Ada-Ioana-Raluca

12. Contact

Pentru orice întrebări referitoare la această politică sau la prelucrarea datelor dvs., contactați-ne la:
E-mail: contact@hexboundevents.fun
Adresă: Bucureşti Sectorul 1, Bulevardul BUCUREŞTII NOI, Nr. 136, Etaj parter, Ap. 5